Beste Leave-Tracker-Apps 2026: 6 Tools statt Excel-Liste

Was ist die beste Leave-Tracker-App 2026?

Fuer die reine Frage 'Wer ist wann weg?' reicht ein leichter Tracker: Vacation Tracker und Flamingo leben in Slack oder Teams, Day Off ist bis 10 Nutzer gratis mit nativen Apps, Timetastic ist der aufgeraeumte UK-Klassiker ohne Mindestabnahme. Die ehrliche Grenze aller vier: einstufige Genehmigungen und einfache Richtlinien. Wer Ansparlogik, Uebertragsregeln, Feiertage pro Standort oder mehrstufige Genehmigungen braucht, waechst aus ihnen heraus. Calamari sitzt dazwischen (Tracking plus Anwesenheit, modular). Time-Out Zone ist der Tracker fuer Organisationen mit echten Regeln: konfigurierbare Richtlinien-Hierarchie, Salden in Echtzeit, Audit-Trail, ab 1,50 USD pro Nutzer mit Minimum 25. Diese Seite ist keine bezahlte Rangliste: Jedes Tool steht mit seiner Staerke und seiner Grenze da.

Die besten Leave-Tracker 2026 im Ueberblick

Warum die Excel-Liste verliert

Jede Urlaubsliste in Excel hat dieselben drei Probleme: Salden stimmen nach dem ersten Sonderfall nicht mehr, niemand sieht Konflikte vor der Genehmigung, und die Historie ist nicht belastbar. Ein Tracker beantwortet drei Fragen automatisch: Wie viele Tage habe ich noch? Wer ist naechste Woche weg? Wer hat das genehmigt?

Der Unterschied zwischen den Tools liegt nicht im Kalender (den haben alle), sondern darin, wie viel Richtlinien-Realitaet sie abbilden: Anspargutschriften, Uebertraege mit Verfall, Feiertage pro Standort, Vertretungen.

Die leichten Tracker: Day Off, Vacation Tracker, Flamingo, Timetastic

• Day Off: gratis bis 10 Nutzer, native iOS/Android-Apps, in Minuten eingerichtet. Ideal als erster Schritt weg von Excel.
• Vacation Tracker: Genehmigungen direkt in Slack oder Microsoft Teams, Gratis-Einstieg. Richtlinientiefe steckt im Complete-Plan.
• Flamingo: Slack-erst, setzt Status automatisch und postet Who-is-off. Ab 30 USD pro Monat, kein Gratis-Plan mehr.
• Timetastic: aufgeraeumtes Design, keine Mindestabnahme, 30 Tage Test. Ein Genehmiger pro Abteilung ist die harte Grenze.

Der Mittelweg: Calamari

Calamari kombiniert Abwesenheits-Tracking mit Anwesenheit und Zeiterfassung (sieben Stempel-Methoden, ISO 27001) und waechst modular. Wer neben Urlaub auch Arbeitszeiten erfassen muss, bekommt hier beides. Die Module addieren sich aber im Preis, Minimum 10 Sitze.

Time-Out Zone: der Tracker fuer Organisationen mit Regeln

Sobald Richtlinien real werden (unterschiedliche Anspruchsgruppen, Anspargutschriften, Uebertraege mit Verfallsdatum, Feiertage pro Standort, mehrstufige Genehmigungen mit Vertretung), braucht das Tracking eine Engine dahinter. Time-Out Zone loest die wirksame Richtlinie pro Person auf (Nutzer > Tag > Team > Abteilung > Standort), fuehrt Salden in Echtzeit und schreibt jede Aenderung in den Audit-Trail.

Preis: ab 1,50 USD pro Nutzer und Monat, Minimum 25 Nutzer, EU-Hosting in Frankfurt mit EN- und DE-Oberflaeche. Fuer Fuenf-Personen-Teams ist das zu viel Werkzeug. Dafuer stehen oben vier leichtere Tracker.

So waehlst du

• Bis ~10 Personen, einfache Regeln: Day Off oder Timetastic.
• Team lebt in Slack/Teams: Vacation Tracker oder Flamingo.
• Urlaub plus Anwesenheit/Zeiterfassung: Calamari.
• Mehrere Standorte, echte Richtlinien, Audit-Pflicht: Time-Out Zone.