Urlaubsverfall-Rechner: Wann verfällt Urlaub bei Krankheit?

Wann verfällt Urlaub?

Im Regelfall verfällt der gesetzliche Urlaub am 31. Dezember des Urlaubsjahres (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen wird er ins Folgejahr übertragen und verfällt am 31. März. Wer langzeiterkrankt ist und den Urlaub deshalb nicht nehmen konnte, behält ihn länger: Nach der Rechtsprechung von EuGH und Bundesarbeitsgericht verfällt der Urlaub dann erst 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also am 31. März des übernächsten Jahres. Wichtig ist außerdem die Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers: Er muss rechtzeitig und konkret auf den drohenden Verfall hinweisen und zur Urlaubsnahme auffordern. Unterlässt er das, verfällt der Urlaub grundsätzlich gar nicht, außer der Beschäftigte war das gesamte Urlaubsjahr arbeitsunfähig, denn dann hätte auch der Hinweis nichts geändert und es bleibt bei der 15-Monats-Grenze.

Die drei Verfallsdaten im Überblick

Für den gesetzlichen Mindesturlaub gibt es drei mögliche Verfallszeitpunkte. Der Regelverfall ist das Jahresende: Urlaub soll im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Nur wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe das verhindern (z. B. Projektspitzen, Krankheit am Jahresende), wird er automatisch bis zum 31. März des Folgejahres übertragen.

Bei Langzeiterkrankung greift die dritte Stufe: Weil der Beschäftigte den Urlaub nicht nehmen konnte, bleibt er zunächst bestehen, aber nicht unbegrenzt. EuGH (KHS, C-214/10) und BAG erlauben einen Verfall 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres. Urlaub aus 2025 verfällt bei durchgehender Krankheit also am 31.03.2027.

Die 15-Monats-Regel bei Krankheit (BAG/EuGH)

Wer arbeitsunfähig ist, kann seinen Urlaub nicht nehmen. Deshalb verfällt er nicht zum normalen Stichtag. Unbegrenzt ansammeln lässt er sich aber auch nicht: Der EuGH hat in der KHS-Entscheidung (C-214/10) einen Übertragungszeitraum von 15 Monaten gebilligt, das BAG hat das für Deutschland übernommen (9 AZR 353/10). Der Urlaub verfällt damit 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, selbst wenn die Krankheit weiter andauert.

Endet die Arbeitsunfähigkeit vorher, muss der Urlaub im laufenden Übertragungszeitraum genommen werden. Beim Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis sind noch nicht verfallene Urlaubstage abzugelten. Den Geldbetrag zeigt der Urlaubsabgeltung-Rechner.

Mitwirkungsobliegenheit: ohne Hinweis kein Verfall

Seit den EuGH-Entscheidungen von 2018 (u. a. Max-Planck, C-684/16) und dem BAG-Urteil 9 AZR 541/15 verfällt Urlaub nur, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheit erfüllt hat: Er muss jeden Beschäftigten rechtzeitig, konkret und individuell auf den bestehenden Resturlaub und den drohenden Verfall hinweisen und ihn auffordern, den Urlaub zu nehmen. Ein allgemeiner Satz im Arbeitsvertrag oder Intranet genügt nicht.

Fehlt der Hinweis, bleibt der Urlaub bestehen und kann sich über Jahre ansammeln. Auch die dreijährige Verjährung beginnt ohne Hinweis nicht zu laufen (EuGH C-120/21, BAG 9 AZR 266/20). Eine Ausnahme gilt bei durchgehender Arbeitsunfähigkeit im gesamten Urlaubsjahr: Da der Hinweis daran nichts geändert hätte, bleibt es bei der 15-Monats-Grenze (BAG 9 AZR 245/19).

Gilt das auch für vertraglichen Mehrurlaub?

Die strengen Verfallsregeln schützen den gesetzlichen Mindesturlaub (20 Tage bei einer 5-Tage-Woche) und den gesetzlichen Zusatzurlaub für schwerbehinderte Menschen. Für den übergesetzlichen Mehrurlaub dürfen Arbeits- oder Tarifverträge eigene, auch strengere Verfallsregeln vereinbaren. Das muss aber ausdrücklich und transparent geregelt sein. Fehlt eine solche Differenzierung, teilt der Mehrurlaub das Schicksal des gesetzlichen Urlaubs.

Was Arbeitgeber jetzt tun sollten

Für HR heißt die Rechtsprechung: Resturlaub-Salden laufend überwachen und die Hinweispflicht dokumentiert erfüllen: pro Person, mit konkreten Resttagen und Verfallsdatum, idealerweise früh im Jahr und noch einmal im Herbst. Ohne dokumentierten Hinweis verfällt kein einziger Tag, und die offenen Ansprüche wandern als Urlaubsrückstellung in die Bilanz. Ein Abwesenheits-Tool mit Echtzeit-Salden und Erinnerungen macht beides zum Selbstläufer.