Urlaubsdaten aus Personio exportieren

Wie exportiere ich Urlaubsdaten aus Personio?

Um deine Urlaubs- und Abwesenheitsdaten aus Personio zu exportieren, lade sie vor jeder Migration als Tabelle aus dem Berichtsbereich herunter. In Personio koennen Administratoren Abwesenheits- und Mitarbeiterdaten in gaengigen Tabellenformaten exportieren. In der Praxis bedeutet das: eine Mitarbeiterliste mit Eintrittsdaten zusammenstellen, die aktuellen Abwesenheits- und Saldodaten exportieren und die Definitionen der Urlaubsarten exportieren, damit das Zielsystem sie zuordnen kann. Am wichtigsten fuer einen sauberen Import sind Mitarbeiterkennung, Urlaubsart, Saldo zu einem festen Stichtag und ein moeglicher Resturlaub aus dem Vorjahr. Ein einheitlicher Stichtag fuer alle Saldoexporte verhindert Abweichungen. Pruefe nach dem Export die Zeilenzahl und eine Stichprobe der Salden gegen das laufende System und ordne dann jede Personio-Urlaubsart der Entsprechung im Zielsystem zu, bevor du importierst. Bewahre die urspruengliche Exportdatei immer als unveraenderliche Sicherung auf. TODO: verify die aktuellen Menuebezeichnungen und unterstuetzten Dateiformate von Personio vor der Veroeffentlichung.

Welche Felder du vor einer Migration exportierst

Beginne mit einer vollstaendigen Mitarbeiterliste samt Eintrittsdaten, danach die aktuellen Abwesenheits- und Saldodaten und zuletzt die Definitionen der Urlaubsarten. Die vier wichtigsten Felder fuer einen sauberen Import sind Mitarbeiterkennung, Urlaubsart, Saldo zu einem festen Stichtag und ein moeglicher Resturlaub aus dem Vorjahr.

Exportiere alles zum selben Stichtag. Unterschiedliche Stichtage sind die haeufigste Ursache fuer Salden, die sich im Zielsystem nicht abgleichen lassen.

Export pruefen und Abweichungen vermeiden

Pruefe nach dem Export die Zeilenzahl gegen die Anzahl aktiver Mitarbeiter und kontrolliere eine Stichprobe der Salden gegen das laufende System. Stimmt ein Saldo nicht, liegt es meist am Stichtag oder an einem noch offenen Antrag.

Bewahre die urspruengliche Exportdatei als unveraenderliche Sicherung auf, bevor du etwas umformst. Arbeite nur mit Kopien, damit du jede Zahl auf ihre Quelle zurueckfuehren kannst.

Urlaubsarten vor dem Import zuordnen

Jede Personio-Urlaubsart braucht vor dem Import eine Entsprechung im Zielsystem. Ordne sie ausdruecklich zu und verlasse dich nicht darauf, dass Namen automatisch passen, denn Bezeichnungen stimmen selten eins zu eins ueberein.

TODO: verify die aktuellen Menuebezeichnungen und unterstuetzten Dateiformate von Personio vor der Veroeffentlichung, da sich diese im Laufe der Zeit aendern.