Onboarding Checkliste: neue Mitarbeiter richtig starten

Was gehoert in eine Onboarding-Checkliste?

Eine vollstaendige Onboarding-Checkliste deckt vier Phasen ab. Vor dem ersten Tag: die Unterlagen (unterschriebener Vertrag, Daten fuer die Lohnabrechnung), Hardware und Zugaenge, eine Willkommens-E-Mail mit den praktischen Details und ein benannter Buddy, damit der erste Tag eine Begruessung ist und keine IT-Ticket-Warteschlange. Der erste Tag: Vorstellung im Team, Rundgang durch Tools und Kanaele, Sicherheitsgrundlagen und die Regeln, also Arbeitszeiten, Urlaubsregelung und Krankmeldung. Die erste Woche: das 1:1 mit der Fuehrungskraft zu Rolle und Erwartungen, Kennenlern-Termine mit Schluesselpersonen, Teamprozesse und eine erste kleine Aufgabe. Danach 30-60-90 Tage: Ziele-Review nach 30, ein eigenes Projekt nach 60 und das Entwicklungsgespraech nach 90 Tagen, rechtzeitig vor Ende der Probezeit. Zwei Regeln entscheiden, ob die Checkliste funktioniert: Jeder Schritt hat eine verantwortliche Person (HR, IT, Fuehrungskraft oder Buddy), und die Liste lebt dort, wo gearbeitet wird, nicht im Ordner.

So nutzt du die Checkliste

Oben auf "Checkliste kopieren" klicken und die Textversion ins Projekttool, ein geteiltes Dokument oder die E-Mail an die Fuehrungskraft einfuegen. Jede Phase bekommt ein Datum relativ zum Starttag; jeder Schritt behaelt seine Verantwortlichen-Markierung: HR, IT, Fuehrungskraft oder Buddy.

Pro Einstellung einmal durchlaufen, nicht aus dem Gedaechtnis. Uebersprungen werden immer die Schritte ohne Verantwortliche: die Urlaubsregelung, die niemand erklaert hat, der Buddy, den niemand benannt hat, das 30-Tage-Gespraech, das still zum 90-Tage-Gespraech wurde.

Wer welchen Schritt verantwortet

Onboarding scheitert in den Luecken zwischen Abteilungen, deshalb benennt die Checkliste je Schritt eine verantwortliche Person:

Der Urlaubs-Schritt, den die meisten Checklisten vergessen

Irgendwann in der ersten Woche muss jemand die neue Person im Urlaubssystem einrichten: Welche Regelung gilt, wie hoch ist der anteilige Anspruch beim Start mitten im Jahr, und wie laeuft die Genehmigung. Wird das uebersprungen, kommen die Fragen im zweiten Monat zurueck, als Streit ueber falsche Salden, nicht erfasste Abwesenheiten und Genehmigungen aus dem Gedaechtnis.

In Time-Out Zone sind das drei Schritte, die Minuten dauern: Person einladen (oder einen ganzen Jahrgang per CSV importieren), die zugewiesene Regelung berechnet den anteiligen Anspruch automatisch, und Altsalden aus dem vorherigen System kommen als Anfangssaldo dazu. Der Checklisten-Punkt schrumpft dann auf: der neuen Person zeigen, wo sie Urlaub beantragt.

30-60-90: die Phase, die ueber Bleiben entscheidet

Die ersten Wochen klaeren die Logistik; die ersten Monate entscheiden, ob die Person bleibt. Das 30-Tage-Gespraech prueft die Richtung: Stimmen die Ziele, passt die Einarbeitung. Nach 60 Tagen uebernimmt die Person das erste eigene Projekt. Das 90-Tage-Gespraech ist das ehrliche: Leistung, Passung, Entwicklungsplan, und rechtzeitig vor Ablauf der Probezeit die dokumentierte Entscheidung.

Alle drei Termine gehoeren am ersten Tag in den Kalender. Geplante Gespraeche finden statt; beabsichtigte nicht.