Time-Out Zone

Eine Engine fuer jede Urlaubsregelung in deinem Unternehmen

Eine Urlaubsregelung ist in Time-Out Zone kein Dokument, sondern ein Satz Schalter. Waehle Bezahlung, Kontingent, Gewaehrungsmodell, Reset-Zyklus und Uebertrag, ergaenze die Leitplanken, die du brauchst, und weise das Ergebnis ueberall in der Organisation zu. Die Engine loest fuer jeden Mitarbeiter genau eine effektive Richtlinie auf.

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Sechzehn Schalter, eine Regelung

Jede Urlaubsart entsteht aus denselben Bausteinen. Hier ist, was jeder tut, und wo mehr steht.

Bezahlt oder unbezahlt

Der erste Schalter jeder Urlaubsart: bezahlte Arten bekommen die volle Saldo-Maschinerie, unbezahlte erfassen nur die Abwesenheit. Alles Weitere gilt pro Urlaubsart, Urlaub und Krankheit koennen sich also voellig unterschiedlich verhalten.

Unbegrenzter Urlaub

Auf unbegrenzt umgestellt, tritt die Saldo-Mathematik zurueck: kein Kontingent, keine Ansparung, kein Uebertrag. Genehmigung, Vorlauf und alle anderen Leitplanken bleiben aktiv, wenn du sie eingeschaltet laesst.

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Gewaehrungsmodell

Wie Tage ankommen: alles sofort als Einmalzuteilung, uebers Jahr angespart in einer von fuenf Frequenzen (taeglich bis monatlich) oder als Hybrid aus beidem. Dieser Schalter formt, wie der Saldo im Zyklus waechst.

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Reset-Zyklus

Kalender setzt alle am 1. Januar zurueck; Jahrestag folgt dem Eintrittsdatum jeder Person. Der Zyklus verankert Ansparung, Uebertrag und Verbrauchsperioden, alle anderen Schalter ticken nach dieser Uhr.

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Uebertragsrichtlinie

Fuenf Strategien zum Zyklusende: alles uebertragen, einen gedeckelten Teil (Tage oder Prozent, optional mit Verfall), auf null setzen, zur Auszahlung markieren oder Auszahlung und Uebertrag kombinieren. Uebertragsrichtlinien sind wiederverwendbare Objekte fuer beliebig viele Urlaubsarten.

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Wartezeit fuer neue Mitarbeiter

Verschiebe die ersten beantragbaren Tage um Tage oder Monate. Optional waechst der Saldo waehrend der Wartezeit, sichtbar, aber gesperrt.

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Vorlaufzeit

Antraege muessen eine definierte Zahl Tage im Voraus gestellt werden. Gilt pro Urlaubsart: Urlaub kann zwei Wochen Vorlauf verlangen, Krankheit keinen.

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Staffelung nach Zugehoerigkeit

Zusatztage kommen automatisch an den Meilensteinen, die du definierst. Stufen setzen auf das Jahreskontingent auf und fliessen direkt in die Ansparung, ohne jaehrliche Handarbeit.

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Verbrauchslimits

Deckle, wie viel des Kontingents pro Monat, Quartal oder Halbjahr verbraucht werden darf, in Tagen oder Prozent. Standardmaessig aus; einschalten, wo Saisonalitaet zaehlt.

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Sperrzeiten

Zeitraeume, in denen diese Urlaubsart nicht beantragt werden kann: Jahresabschluss, Launch-Woche. Pro Urlaubsart, getrennt von Team-Abdeckungsregeln.

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Minussaldo

Lass Mitarbeiter gegen kuenftige Tage vorgreifen, gedeckelt in festen Tagen oder Prozent, mit einer Ausgleichsstrategie zum Zyklusende: automatisch verrechnen, erlassen oder belasten.

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Genehmigungspflicht

Entscheide pro Urlaubsart, ob Antraege ein Ja des Managers brauchen oder sich selbst genehmigen. Die Genehmigungsketten dahinter (mehrstufig, Stellvertreter) sind eine eigene Maschine.

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Nachweispflicht

Antraege brauchen einen Anhang, etwa eine Krankschreibung, bevor sie abgeschickt werden koennen. Nuetzlich bei Krankheit, unsichtbar ueberall sonst.

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Begruendungspflicht

Verlange zu jedem Antrag dieser Art eine schriftliche Begruendung. Ein Schalter, keine Pflege noetig.

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Halbtags-Antraege

Erlaube halbe Tage, damit ein Zahnarzttermin keinen vollen Tag kostet. Die Saldo-Mathematik rechnet die 0,5 automatisch.

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Rueckdatierte Antraege

Standardmaessig aus. Eingeschaltet definierst du, wie weit zurueck ein Antrag reichen darf; das Maximum kann das Jahreskontingent nie ueberschreiten.

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Keine zwei Unternehmen regeln Urlaub gleich

95%+

der Arbeitgeber bieten bezahlten Urlaub, Feiertage und Krankheitstage

68%

fuehren Urlaub und Krankheitstage in einem gemeinsamen PTO-Konto

78%

staffeln den Anspruch nach Betriebszugehoerigkeit

6%

arbeiten mit unbegrenztem Urlaub

SHRM 2025 Employee Benefits Survey (US). Bei so unterschiedlichen Regelungen kann eine Urlaubsrichtlinie keine starre Vorlage sein. Sie braucht eine Engine.

Vorrang

Genau eine Richtlinie pro Person

Time-Out Zone loest fuer jeden Mitarbeiter eine effektive Richtlinie auf, mit fester Reihenfolge: Nutzer vor Tag vor Team vor Abteilung vor Standort. Der Standort ist die gesetzliche Basis, er greift nur, wenn keine hoehere Ebene eine Richtlinie setzt. In Deutschland heisst das: das BUrlG-Minimum von 20 Arbeitstagen bei der 5-Tage-Woche liegt als Standort-Baseline unten, alles andere baut darauf auf.

  • Nutzer zuerst: eine persoenliche Zuweisung schlaegt alles.
  • Tags koennen die geerbte Richtlinie ersetzen oder Tage additiv aufstocken.
  • Der Standort ist der Compliance-Boden, kein Override.

Zuweisungen

Einmal definieren, ueberall zuweisen

Eine Richtlinie ist eine Quelle der Wahrheit mit vielen Zuweisungen. Standort-Baseline setzen, pro Abteilung oder Team verfeinern, Gruppen per Tag ansprechen, Einzelpersonen direkt anpassen, alles mit denselben Richtlinien-Objekten.

  • Aenderung auf hoeherer Ebene, und alle Erben aktualisieren sich automatisch.
  • Keine duplizierten Regeln: zwanzig Teams koennen ein Richtlinien-Objekt teilen.
  • Das effektive Ergebnis wird berechnet, nie von Hand gepflegt.

Transparenz

Sichtbar, woher jeder Wert kommt

Fuer jeden Mitarbeiter ist nachvollziehbar, welche Ebene welchen Wert der effektiven Richtlinie beigesteuert hat. Weniger Rueckfragen, einfachere Audits, keine mysterioesen Zahlen.

  • Jeder Wert ist auf Nutzer, Tag, Team, Abteilung oder Standort zurueckfuehrbar.
  • Mitarbeiter sehen ihre eigene effektive Richtlinie, kein Organigramm-Raetsel.

Bereit loszulegen?

Ruf uns an. Wir bauen live eine Richtlinie mit dir, vom Assistenten bis zur effektiven Richtlinie pro Person.

Gewaehrungsmodelle

Wie Tage ankommen: sofort, angespart oder hybrid.

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Resturlaub & Uebertrag

Was am Zyklusende mit Resttagen passiert.

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Haeufige Fragen

Wie erstelle ich eine Urlaubsregelung fuer mein Unternehmen?
Entscheide fuenf Dinge: bezahlt oder unbezahlt, wie viele Tage pro Jahr, wie Tage ankommen (sofort, angespart oder hybrid), wann der Zyklus zurueckgesetzt wird und was mit Resttagen passiert. Dazu Antragsregeln wie Vorlauf oder Genehmigung. In Time-Out Zone ist das ein einziger zweistufiger Assistent.
Was gehoert in eine Urlaubsregelung?
Mindestens: Jahreskontingent, Gewaehrungsmodell, Reset-Zyklus und eine Uebertragsregel. Die meisten Unternehmen ergaenzen Leitplanken wie Vorlaufzeiten, Sperrzeiten, Verbrauchslimits oder Staffelung nach Zugehoerigkeit. Time-Out Zone behandelt jeden dieser Punkte als Schalter an der Urlaubsart, ganz ohne neues Richtlinien-Dokument.
Welche Ebene gewinnt, wenn mehrere Richtlinien zutreffen?
Die Reihenfolge ist fest: direkte Nutzer-Zuweisung gewinnt, danach Tag, Team, Abteilung und zuletzt der Standort. Der Standort ist die Basis fuer gesetzliche Mindestansprueche und greift nur, wenn keine hoehere Ebene etwas setzt. Time-Out Zone loest das automatisch auf und zeigt die Herkunft jedes Werts.
Kann ein Unternehmen je Standort unterschiedliche Regelungen fahren?
Ja, genau dafuer ist die Engine gebaut. Jeder Standort traegt seine eigene Baseline, etwa fuer lokale gesetzliche Minima, und Abteilungen, Teams, Tags oder Einzelpersonen ueberschreiben sie bei Bedarf. Time-Out Zone berechnet die effektive Richtlinie pro Person, ohne doppelte Regelwerke.
Ersetzt das eine Betriebsvereinbarung zum Urlaub?
Nein. Eine Betriebsvereinbarung bleibt das rechtliche Dokument zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat. Die Engine setzt um, was darin steht: Kontingente, Vorlaufzeiten, Sperrzeiten und Uebertragsregeln werden als Schalter abgebildet und automatisch angewendet. Time-Out Zone macht die Vereinbarung im Alltag durchsetzbar und nachvollziehbar.