Erste Urlaubsrichtlinie einrichten
Eine Urlaubsrichtlinie lebt auf einer Urlaubsart: wie viele Tage pro Zyklus, wie sie verdient werden, wann der Zyklus zurueckgesetzt wird und was mit Resttagen passiert. Urlaubsarten erstellst und bearbeitest du in einem zweistufigen Assistenten und weist die Richtlinie dann den richtigen Personen zu.
Dein Unternehmen startet mit Annual Leave (20 Tage) und Personal Day (3 Tage), bereit zum Anpassen, oder du legst eigene an.
Assistent oeffnen
- Oeffne die Settings im Admin-Dashboard und wechsle zur Policy-View.
- Waehle Leave Types.
- Klicke auf Neu anlegen oder oeffne eine bestehende Urlaubsart zum Bearbeiten.
Sick Leave ist eine eingebaute System-Urlaubsart, unbegrenzt und separat gefuehrt, und erscheint deshalb nicht in dieser Liste.
Schritt 1. Identity: was ist diese Urlaubsart und fuer wen?
- Name und Kontingent in Tagen pro Zyklus (nebeneinander, z. B. "25 days / cycle").
- Advance notice: Mindestvorlauf, den ein Antrag einhalten muss.
- Tenure scaling: mehr Tage mit steigender Betriebszugehoerigkeit.
- Spending limits: Obergrenzen pro Zeitraum (z. B. max. Tage pro Monat).
- Negative balance: Minus bis zu einer definierten Untergrenze erlauben.
- Unlimited: kein festes Kontingent; die Nutzung wird stattdessen erfasst.
- Request rules: Halbtagsantraege, rueckdatierte Antraege und aehnliche Schalter.
Schritt 2. Earning: wie wird verdient, genutzt und uebertragen?
Mit "Create policy" schliesst du ab (bzw. "Save changes" beim Bearbeiten). Aenderungen an bestehenden Richtlinien berechnen betroffene Salden automatisch neu.
- Grant model: Lump (alles sofort), Accrual (schrittweise verdient) oder Hybrid (Basis sofort, Rest angesammelt).
- Resets on: Calendar (1. Januar fuer alle) oder Anniversary (individuelles Eintrittsdatum).
- Accrual frequency: taeglich, woechentlich, zweiwoechentlich, halbmonatlich oder monatlich.
- Carry-over policy: was mit Resttagen am Zyklusende passiert: voller Reset, teilweiser Uebertrag mit Obergrenze und Verfallsdatum oder Auszahlungsvarianten.
- Wartezeit fuer neue Mitarbeitende und Sperrzeiten (Blackout periods).
Richtlinie zuweisen: Ohne Zuweisung hat niemand ein Guthaben
Das Anlegen einer Urlaubsart gibt noch niemandem Tage. Salden entstehen erst mit der Zuweisung, auf der Ebene, die passt:
- Standort, Abteilung oder Team: Entitaet in der Organization- (oder Location-)View oeffnen und "Assign Policy" nutzen.
- Einzelne Person: Profil in der People-View oeffnen und eine personenbezogene Zuweisung setzen.
- Gruppe quer durchs Organigramm: Richtlinie einem Tag in den Advanced Settings zuweisen.
Gelten mehrere Zuweisungen fuer eine Person, entscheidet die Prioritaet Person vor Tag vor Team vor Abteilung vor Standort. Jede Person sieht die wirksame Regel und ihre Quelle im Tab My Policy.
Haeufige Fragen
- Was ist ein sinnvolles erstes Setup?
- Die meisten Unternehmen starten mit einer Jahresurlaubsrichtlinie auf Standort- oder Abteilungsebene, mit Sofortgutschrift (Lump) und einer einfachen Uebertragsgrenze. Verfeinerung pro Team oder Person kommt spaeter. Die Prioritaetsordnung loest Ausnahmen sauber.
- Kann ich eine Richtlinie aendern, wenn sie schon genutzt wird?
- Ja. Aenderungen laufen durch denselben Assistenten, betroffene Salden werden automatisch neu berechnet, und die Aenderung landet im Audit-Trail.
- Wie verfallen uebertragene Tage?
- Die Carry-over-Richtlinie kann begrenzen, wie viele Tage uebertragen werden, und ein Verfallsdatum setzen (zum Beispiel 31. Maerz). Mitarbeitende sehen ihre bald verfallenden Tage und werden vorher erinnert.