Abwesenheit in Google Kalender eintragen
Google Kalender hat einen eigenen Ereignistyp "Abwesend" (Out of office), und der kann mehr als ein normaler Termin: Waehrend er laeuft, lehnt der Kalender Meeting-Einladungen automatisch fuer dich ab, mit einer Nachricht, die du selbst festlegst.
So richtest du ihn ein, wann er die richtige Wahl gegenueber aehnlich aussehenden Funktionen ist, und wie du ihn nicht mehr fuer jeden Urlaub von Hand anlegen musst.
Abwesenheits-Ereignis anlegen
- Klicke in Google Kalender im Web auf "Eintragen", dann waehle "Abwesend" (oder klicke den ersten Abwesenheitstag an und stelle den Ereignistyp auf "Abwesend" um).
- Setze Start- und Enddatum. Fuer einen Urlaub ziehst du den ganzen Zeitraum auf, statt ein Ereignis pro Tag anzulegen.
- Waehle das Ablehnungsverhalten: "Nur neue Einladungen" oder "Neue und bereits zugesagte Termine". Fuer einen Urlaub willst du meist beides.
- Passe die Ablehnungsnachricht an, damit alle wissen, wann du zurueck bist und wer dich vertritt.
- Klicke "Speichern". Alles, was das Ereignis ueberlappt, wird automatisch abgelehnt.
In der Google-Kalender-App funktioniert es genauso: Plus-Button antippen und Abwesend waehlen.
Abwesend, Arbeitszeiten oder Abwesenheitsnotiz?
- Das Ereignis "Abwesend" blockt deinen Kalender und lehnt Meetings automatisch ab. Nutze es fuer ganze Tage ausser Haus: Urlaub, Krankheit, Reise.
- "Arbeitszeiten und Arbeitsort" zeigt Kolleginnen und Kollegen, wann und wo du normalerweise arbeitest. Es lehnt nie etwas ab; es ist eine Routine, keine Abwesenheit.
- Die automatische E-Mail-Antwort wohnt in Gmail, nicht im Kalender (Gmail-Einstellungen, dann Abwesenheitsnotiz). Stelle sie separat ein, wenn du auch automatische E-Mail-Antworten willst.
Genehmigten Urlaub automatisch eintragen lassen
Wenn dein Team Abwesenheiten in Time Out Zone verwaltet, musst du den Kalenderblock nicht fuer jede Reise neu anlegen. Abonniere einmalig deinen persoenlichen ICS-Kalender-Feed, und jede genehmigte Abwesenheit erscheint automatisch als ganztaegiges Ereignis in Google Kalender.
In Google Kalender: "Weitere Kalender" oeffnen, auf das Plus klicken, "Per URL" waehlen und deinen privaten Feed-Link einfuegen.
Das ICS-Abo fuegt sichtbare ganztaegige Ereignisse hinzu; Meetings lehnt es nicht ab. Fuer das Ablehnungsverhalten legst du zusaetzlich das Abwesend-Ereignis an, wenn Einladungen abgelehnt werden sollen.
Haeufige Fragen
- Warum sehe ich die Option Abwesend nicht?
- Pruefe, ob du das Ereignis direkt in Google Kalender anlegst und mit dem richtigen Konto angemeldet bist. Manche streng verwaltete Workspaces schraenken Ereignistypen ein, und sehr alte Kalender-Apps bieten die Option nicht; die Web-Version ist der verlaessliche Ort.
- Sendet Abwesend in Google Kalender automatische E-Mail-Antworten?
- Nein. Das Kalender-Ereignis lehnt nur Meeting-Einladungen ab. Automatische E-Mail-Antworten kommen von der Gmail-Abwesenheitsnotiz, die du separat in den Gmail-Einstellungen aktivierst.
- Kann mein genehmigter Urlaub von selbst in Google Kalender erscheinen?
- Ja. Abonniere einmalig deinen privaten ICS-Kalender-Feed aus Time Out Zone; Google Kalender zeigt dann jede genehmigte Abwesenheit als ganztaegiges Ereignis. Google aktualisiert abonnierte Kalender nach eigenem Zeitplan, eine frische Genehmigung kann also ein paar Stunden brauchen.